El presente instructivo se ha elaborado en base a lo establecido por el Archivo General de la Nación (AGN) y tiene como finalidad apoyar en el desarrollo y elaboración del Cuadro General de Clasificación Archivística por parte de los Sujetos Obligados de la Ley de Archivos de Oaxaca.

INTRODUCCIÓN.

El Cuadro General de Clasificación Archivística responde a tres necesidades:

1. Proporcionar una estructura lógica que represente la documentación producida o recibida en el ejercicio de las atribuciones o funciones de una entidad.
   
   
2. Facilitar el acceso a la información contenida en el acervo documental.
   
   
3. Facilitar la localización física de cada documento o expediente para su eficaz control y manejo.

En base a lo anterior organizar un archivo conlleva dos tareas:

• La clasificación archivística, que consiste en realizar un proceso de identificación y agrupación de expedientes homogéneos con base en la estructura funcional de cada dependencia o entidad.
  
  
• Ordenar los documentos de archivo estableciendo la relación entre cada agrupación o serie documental de acuerdo con una unidad de orden establecida para cada caso.

La estructura del Cuadro General de Clasificación Archivística será jerárquica y tendrá en cuenta los conceptos básicos de fondo, sección y serie que establece un principio de diferenciación y estratificación de las diversas agrupaciones documentales que conforman el acervo de una entidad. Así los documentos se reúnen en agrupaciones naturales, como son: fondo, sección, serie (subserie), expediente, unidad documental.

DEFINICIONES Y CRITERIOS DE IDENTIFICACIÓN DE LA ESTRUCTURA DE LOS ARCHIVOS